河北地质大学

关于印发《河北地质大学档案管理办法》的通知

 

校属各二级单位：

根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案管理办法》的相关规定，结合我校实际，重新制定和完善了《河北地质大学档案管理办法》，现予下发，请各单位对照执行。原档案管理办法即行废止。

特此通知

                                 河北地质大学

                          二〇一七年十二月二十日

 

主题词：档案   管理办法   通知

河北地质大学档案管理办法

第一章　总  则

第一条　为进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条　本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条　学校档案工作由河北省教育厅主管，并受河北省档案局的业务指导、监督和检查。

第四条　档案工作是学校重要的基础性工作，学校要把档案工作纳入总体发展规划和年度计划，加强对档案工作的领导，保证人员编制、档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。

第五条  档案工作实行统一领导、集中管理原则，维护档案完整与安全，便于学校和社会的利用。

第六条  学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章　机构设置与人员配备

第七条  河北地质大学设立了综合档案室，科级建制，在校长办公室的领导下管理全校的档案工作。综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的专门机构。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第八条　综合档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室受综合档案室的业务指导和监督。

第九条　学校为综合档案室配备专职档案工作人员。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。校内各部门配备兼职档案人员,其档案工作列入年度考核范围。

       第十条 综合档案室主任的主要职责是：

       （一）认真贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规。根据学校发展需要制定档案工作的发展规划和工作计划。

  （二）组织制定、实施学校档案各项规章制度；

  （三）负责综合档案室各岗位间的协调和人员的合理使用；

   （四）加强学校档案队伍建设，组织专（兼）职档案人员的业务培训，积极开展学术研究和对外业务交流活动；

  （五）负责组织对全校各单位档案工作进行监督指导并检查执行情况。

      第十一条  专职档案员的主要职责是：

       （一）热爱本职工作，严格执行党和国家有关档案工作的法律法规、方针政策和学校档案规章制度，确保本校档案的完整与安全；

  （二）主动做好档案的接收、整理、保管、利用、统计、宣传和编研工作，积极提出改进工作的意见和建议；

  （三）加强与兼职档案员的联系，做好业务指导、监督和培训工作，确保部门立卷质量；

  （四）熟悉档案，为利用者提供快捷、有效的服务，服务态度好；

  （五）积极开展档案宣传和利用者教育活动。 

      第十二条   兼职档案员的主要职责是：

  （一）贯彻落实国家关于档案工作的法律法规、方针政策和本校有关规定，制定本部门档案工作计划；

  （二）做好本部门文件材料的收集工作，坚持平时预立卷；

  （三）将需要归档的文件信息录入档案管理系统，信息完整、著录规范，并及时向综合档案室移交；

  （四）做好本部门文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作；

 （五）加强与综合档案室的联系，积极提出改进工作的意见和建议；

 （六）及时向本单位分管档案工作负责人汇报工作，本单位有关工作人员工作变动时，要督促其做好文件材料的交接工作。

第十三条　档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十四条　学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生。

第三章　档案的收集与归档

第十五条　学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档的管理制度。学校各部门分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围，督促检查本部门专（兼）职档案员做到每项重要的教学、科研、管理、社会服务等工作，都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存。

第十六条　学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。党政档案由各职能部门（文件形成部门）立卷归档；教学、外事、基建、出版、生产（校办产业）、财会、仪器设备等档案由各形成单位立卷归档；科技档案由课题负责人立卷归档，科技处予以协助。在对纸质档案进行归档时，应将电子档案材料同步归档。

   第十七条　归档类别及主要内容：

  （一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料；

   （二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；

  （三）教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动过程中形成，有关教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面的文件材料；

  （四）科研类：主要包括学校在科研管理和科研实践活动过程中形成的，有关科研综合管理，研究课题科研准备、研究试验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料；

  （五）基本建设类：主要包括学校在基建管理和项目建设过程中形成的，有关基建综合管理；基建项目的可行性研究文件、设计文件、监理文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、项目结算文件、器材管理、现场声像材料等方面资料；

  （六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在 10 万元以上)的全套随机技术文件以及在论证、采购、验收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；

  （七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；

  （八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；

  （九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校开展校际交流、中外合作办学等的材料；

  （十）财会类：主要包括学校财务工作管理和会计核算活动中形成的，有关财务综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面的资料（具体按中华人民共和国财政部、国家档案局第79号令执行）；

  （十一）声像类：主要包括学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等声像载体材料；

  （十二）实物类：主要包括部省级以上领导，名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品，及非科研类奖状等实物；

  （十三）人物类：主要包括河北地质大学名人、名师、历任校长、书记、著名校友等。

第十八条　归档要求：

  归档的档案材料应当质地优良，声像清晰，齐全完整，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）执行。

   第十九条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按《河北地质大学各类档案归档范围及保管期限表》执行。     

第二十条   归档时间及手续：

  （一）学校机关各部、处、室等按年度归档的部门形成的文件材料，应在次年6月底以前归档；

 （二）各学院、直属系等能按教学年度归档的部门形成的文件材料，原则上应在次学年度的11月底以前归档；

 （三）学校科研和专题性、成套性档案应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档；

 （四）重大活动档案应在活动结束后一个月内归档；

 （六）移交档案必须履行相关手续，填写案卷移交目录一式两份，写明移交内容、移交数量、移交时间，交接双方必须签名盖章。

           第四章   档案整理

第二十一条　综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十二条　要组织做好档案鉴定工作，对保管期限已满及已达到开放期限的档案进行鉴定，提出销毁、开放或延长保管期限的意见。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，经鉴定并编制销毁清册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第二十三条　应及时研究、改进档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。要建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防磁、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第二十四条　档案是学校信息资源的重要组成部分。综合档案室要不断改进和完善管理工作，推进档案信息化建设，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。

第二十五条　综合档案室要建立档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用和各种数据情况进行检查和统计；并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章　档案的利用与公布

第二十六条　综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十七条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十八条　利用党委常委会、校长办公会纪要、记录，财会、基建、科研及其他限制利用的档案，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第二十九条　综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖综合档案室档案查证章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十条　综合档案室设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》﹝DA/T18-1999﹞执行）。

第三十一条　综合档案室应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

 

第六章　条件保障

第三十二条　学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十三条　学校为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房（《档案馆建设标准》建标（103-2008））

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十四条  学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第七章　奖励与处罚

第三十五条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十五条　有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

 

第八章　附  则

第三十七条 本办法由校长办公室负责解释。